TỜ KHAI HẢI QUAN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU

1. GIỚI THIỆU CHUNG

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, "tờ khai hải quan" là một khái niệm quen thuộc và mang tính chất bắt buộc đối với mọi hoạt động thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vai trò, nội dung, cũng như những thay đổi về hình thức và quy trình liên quan đến loại chứng từ này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về tờ khai hải quan – từ khái niệm cơ bản, mục đích sử dụng, cho đến các mẫu tờ khai đang được áp dụng trong thực tế và những lưu ý quan trọng cần nắm rõ trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

2. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CỦA TỜ KHAI HẢI QUAN

• Tờ khai hải quan (tiếng Anh là Customs Declaration) là một loại văn bản hành chính do chủ hàng hoặc người đại diện hợp pháp của họ lập và nộp cho cơ quan hải quan tại thời điểm làm thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Tài liệu này thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng – bao gồm mô tả hàng hóa, trị giá, mã HS, xuất xứ, người gửi, người nhận, phương tiện vận chuyển, và nhiều yếu tố kỹ thuật khác.
• Chức năng chính của tờ khai hải quan là để giúp cơ quan hải quan giám sát, kiểm tra và xác nhận việc tuân thủ pháp luật trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông qua tờ khai, nhà chức trách có thể đánh giá được tính hợp pháp, giá trị thương mại và chính sách thuế quan áp dụng đối với từng lô hàng cụ thể. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để xác định mức thuế phải nộp, cấp phép thông quan, và lưu trữ dữ liệu quản lý sau thông quan.

3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN VÀ THAY ĐỔI CỦA TỜ KHAI HẢI QUAN

• Trước tháng 4 năm 2014, thủ tục khai báo hải quan tại Việt Nam chủ yếu được thực hiện trên hệ thống phần mềm điện tử cục bộ. Người khai sẽ sử dụng các phần mềm chuyên dụng do Tổng cục Hải quan cung cấp để điền thông tin, sau đó in mẫu tờ khai ra để nộp kèm hồ sơ giấy.
• Kể từ tháng 4/2014, Việt Nam đã chính thức triển khai Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/ Vietnam Customs Intelligence System), một hệ thống hiện đại do Hải quan Nhật Bản hỗ trợ thiết kế và triển khai. Hệ thống này cho phép việc khai báo, xử lý, và thông quan được thực hiện hoàn toàn điện tử, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch trong quản lý.
• Trong giai đoạn hiện tại (tính đến năm 2025), mọi tờ khai hải quan đều được khai và xử lý qua hệ thống VNACCS. Các tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu chính thức đã hoàn toàn chuyển sang định dạng số hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt – như hàng phi mậu dịch, hàng hóa thuộc diện miễn thuế cá nhân, hay tại một số chi cục nhỏ – hình thức khai giấy vẫn có thể còn áp dụng. Ví dụ, tại Chi cục Hải quan Khu vực 3 (Hải Phòng), người khai vẫn có thể mua tờ khai giấy với giá khoảng 10.000 đồng/tờ để điền tay và nộp tại quầy.
• 

4. NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA TỜ KHAI HẢI QUAN

Tờ khai hải quan, đặc biệt là mẫu theo hệ thống VNACCS, bao gồm nhiều trường thông tin (còn gọi là “tiêu thức”) mà người khai cần điền chính xác và đầy đủ. Các tiêu thức này được quy định cụ thể trong Thông tư số 15/2012/TT-BTC và các văn bản pháp lý liên quan.

Một số tiêu thức quan trọng có thể kể đến như:

• Mã loại hình (ví dụ: E11 – nhập khẩu kinh doanh, E21 – xuất khẩu kinh doanh,…)
• Mã số thuế của doanh nghiệp
• Mã hải quan nơi đăng ký tờ khai
• Mã phương thức vận chuyển
• Mã loại hàng hóa (mậu dịch/phi mậu dịch)
• Tên và địa chỉ người gửi/người nhận
• Số lượng, trọng lượng, trị giá FOB/CIF
• Mã HS (Harmonized System) cho từng mặt hàng
• Xuất xứ hàng hóa (country of origin)
• Chính sách quản lý, kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu sẽ có cấu trúc tương tự nhau, nhưng nội dung cụ thể sẽ khác biệt tùy theo đặc điểm của lô hàng và yêu cầu pháp lý của từng trường hợp.

5. MỘT SỐ LƯU Ý KHI ĐỌC VÀ PHÂN TÍCH TỜ KHAI HẢI QUAN

Tuy tờ khai là công cụ quan trọng và không thể thiếu, nhưng với người mới làm quen, việc đọc hiểu và xử lý nội dung trên tờ khai điện tử có thể gây nhiều khó khăn. Mẫu tờ khai hiện hành thường rất dài, toàn văn bản và số liệu kỹ thuật, thiếu tính trực quan, và không có dấu xác nhận (như con dấu xanh đỏ truyền thống) do đã chuyển hoàn toàn sang xử lý điện tử.

Do đó, để hiểu được tờ khai, người khai cần có:

1. Kiến thức chuyên môn về xuất nhập khẩu và chính sách thuế quan
2. Kỹ năng sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS
3. Hiểu biết về phân loại mã HS, xuất xứ và trị giá tính thuế
4. Kinh nghiệm xử lý tình huống và tra cứu văn bản quy phạm pháp luật

6. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HỖ TRỢ

• Tờ khai hải quan không chỉ là một văn bản kê khai thông tin mà còn là cốt lõi trong quy trình thông quan hàng hóa. Việc hiểu và sử dụng thành thạo tờ khai là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang mới bắt đầu hoặc chưa thực sự tự tin, việc tham khảo hướng dẫn, tìm hiểu quy định hiện hành và thậm chí nhờ đến sự hỗ trợ từ các đơn vị dịch vụ hải quan chuyên nghiệp là hoàn toàn cần thiết.
• Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các nguồn tài liệu chuyên sâu về chứng từ xuất nhập khẩu để nâng cao kỹ năng và kiến thức thực tiễn.