CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GIẤY TỜ GÌ KHI BỊ CƠ QUAN QUẢN LÝ THỊ TRƯỜNG KIỂM TRA?

Nếu không xuất trình được đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa, bạn không chỉ bị xử phạt mà còn có nguy cơ bị tịch thu toàn bộ lô hàng!

•  Chớ để “mất trắng” chỉ vì thiếu vài tờ giấy!
• Dưới đây là danh sách giấy tờ bắt buộc phải có tương ứng với từng hình thức mua hàng để bạn chủ động chuẩn bị từ trước.

1.TRƯỜNG HỢP 1: MUA HÀNG TRONG NƯỚC

Nếu bạn mua hàng từ các nhà cung cấp nội địa (công ty hoặc hộ kinh doanh), hãy đảm bảo có đầy đủ 5 loại giấy tờ sau:

1. 1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

• Là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử (đã in ra), có thông tin hàng hóa khớp với thực tế kiểm tra.
• Là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh hàng hóa hợp pháp.

1.2. Hợp đồng mua bán

• Giữa bạn và bên bán (người xuất hóa đơn), ghi rõ tên hàng, số lượng, giá trị, thời gian giao nhận.

1.3. Nhãn phụ bằng tiếng Việt (Theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP)

Mỗi sản phẩm cần có nhãn phụ rõ ràng, thể hiện:

• Tên sản phẩm
• Xuất xứ hàng hóa
• Tên và địa chỉ nhà sản xuất
• Tên và địa chỉ nhà nhập khẩu (chính là đơn vị bán hàng cho bạn)

1.4. Phiếu nhập kho

• Là bằng chứng cho thấy lô hàng đã được nhập kho một cách hợp pháp và rõ nguồn gốc.

1.5. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

• Bản photo công chứng hoặc bản chính của giấy phép kinh doanh nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp.

 Các giấy tờ KHÔNG bắt buộc phải cung cấp nếu bị kiểm tra:

• CO (Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ)
• CQ (Certificate of Quality – Giấy chứng nhận chất lượng)
• Tờ khai hải quan (nếu không nhập khẩu)

2. TRƯỜNG HỢP 2: NHẬP KHẨU TRỰC TIẾP TỪ NƯỚC NGOÀI

Là đơn vị trực tiếp nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị kỹ 6 loại chứng từ quan trọng sau:

2.1. Bộ chứng từ nhập khẩu:

• Contract (Hợp đồng mua bán)
• Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)

2. 2. Tờ khai hải quan và CO (nếu có):

• Tờ khai đã thông quan, đầy đủ dấu đỏ hải quan.
• CO rất quan trọng nếu bạn nhập khẩu theo diện được hưởng ưu đãi thuế quan.

2. 3. Nhãn chính trên sản phẩm (theo đúng quy định):

• Tên hàng hóa
• Nơi sản xuất (Made in...)
• Tên & địa chỉ nhà sản xuất

2.4. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc danh mục bắt buộc kiểm):

• Ví dụ: thực phẩm, mỹ phẩm, đồ chơi, thiết bị y tế,...

2.5. Phiếu nhập kho:

• Lưu trữ nội bộ để chứng minh hàng đã nhập về kho đầy đủ và hợp pháp.

2.6. Đăng ký kinh doanh:

• Bắt buộc nếu bạn nhập khẩu với tư cách pháp nhân (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh).

3.CẢNH BÁO: NHỮNG LỖI PHỔ BIẾN & MỨC PHẠT THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

4. TIPS CHỐNG RỦI RO

•  Lưu trữ tất cả giấy tờ bản cứng và bản mềm.
•  Đối chiếu giữa thực tế hàng hóa và thông tin trên chứng từ.
• Kiểm tra đầy đủ nhãn hàng trước khi nhập kho hoặc giao hàng.
•  Tập huấn cho nhân viên kho/bán hàng cách phản ứng khi bị kiểm tra.