BỊ BÁC BỎ CO - LÀM GÌ TIẾP THEO. HƯỚNG DẪN TOÀN DIỆN ĐỂ XỬ LÍ & ĐẢM BẢO TÍNH HỢP LỆ CỦA CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA

BỊ BÁC BỎ CO - LÀM GÌ TIẾP THEO. HƯỚNG DẪN TOÀN DIỆN ĐỂ XỬ LÍ & ĐẢM BẢO TÍNH HỢP LỆ CỦA CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA

Trong thế giới xuất nhập khẩu, CO – Certificate of Origin (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa) là một trong những chứng từ có tác động trực tiếp đến thuế, thời gian thông quan và khả năng hưởng ưu đãi thuế quan của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp CO bị cơ quan hải quan hoặc đối tác nước ngoài bác bỏ vì những lỗi tưởng chừng rất nhỏ nhưng hậu quả lại rất lớn.

Vậy, khi CO bị bác bỏ – phải làm gì? Làm sao để ngay từ đầu chuẩn bị CO đúng cách và tránh rủi ro không đáng có? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết toàn diện các vấn đề này.

1. Những lý do phổ biến khiến CO bị bác bỏ & cách phòng tránh

1.1. Sai lệch hoặc thiếu thông tin trên CO

 Thông tin như tên người xuất khẩu/nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng, điều kiện giao hàng… không khớp với hóa đơn, hợp đồng, hoặc chứng từ vận chuyển. 

 Giải pháp:

  • Kiểm tra kỹ từng dòng thông tin trên CO trước khi nộp.
  • Đối chiếu với hóa đơn, packing list, hợp đồng, vận đơn để đảm bảo sự nhất quán tuyệt đối.

1.2.Sai mã HS (Harmonized System Code)

Mã HS không phù hợp với bản chất hàng hóa hoặc không đúng theo quy định của nước nhập khẩu, khiến CO bị từ chối.

 Giải pháp:

  • Tra cứu mã HS cẩn thận từ cả hai phía: nước xuất khẩu và nhập khẩu.
  • Tham khảo chuyên gia hoặc cơ quan tư vấn nếu hàng hóa có mã HS phức tạp.

1.3.Không đủ điều kiện để chứng minh xuất xứ

 CO bị bác nếu hàng hóa không được sản xuất/chế biến đủ để được coi là “có xuất xứ” theo hiệp định FTA (Free Trade Agreement).

 Giải pháp:

  • Chuẩn bị kỹ tài liệu như hợp đồng gia công, hóa đơn nguyên vật liệu, quy trình sản xuất...
  • Xác định rõ quy tắc xuất xứ theo hiệp định liên quan (RVC, CTC, WO...). 

1.4. Sai quy trình nộp CO

Nộp sai mẫu CO, không đúng quy trình, nộp thiếu chứng từ đi kèm hoặc nộp muộn hạn cho hải quan.

 Giải pháp:

  • Hiểu rõ quy trình cấp CO tại nước xuất khẩu và yêu cầu nộp CO tại nước nhập khẩu.
  • Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp đúng thời gian quy định.

2. Khi CO bị bác bỏ: Xử lý như thế nào để “cứu” lô hàng?

Bước 1: Xác định rõ lý do bị bác bỏ

  • Liên hệ với hải quan hoặc cơ quan cấp CO để được giải thích cụ thể.
  • Xác minh xem lỗi thuộc về nội dung, hình thức, hay quy trình nộp.

Bước 2: Tiến hành điều chỉnh & xin cấp lại CO

  • Nếu là lỗi nội dung (thông tin, mã HS, xuất xứ): Liên hệ cơ quan cấp CO để điều chỉnh hoặc xin cấp lại CO mới.
  • Nếu lỗi do nộp sai mẫu CO: Yêu cầu phát hành lại đúng biểu mẫu hoặc phụ lục.

Bước 3: Nộp lại CO và theo dõi xử lý

  • Gửi lại CO đã được điều chỉnh cho cơ quan hải quan hoặc đối tác nhập khẩu.
  • Theo dõi tiến trình phê duyệt, sẵn sàng bổ sung chứng từ nếu được yêu cầu.

3. Làm sao để đảm bảo CO hợp lệ ngay từ đầu?

 

3.1.Chuẩn bị kỹ hồ sơ gốc

  • Hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, danh sách đóng gói (Packing list), quy trình sản xuất, v.v.
  • Các tài liệu này là cơ sở để xác minh nguồn gốc hợp pháp và rõ ràng của hàng hóa.

3.2.Kiểm tra chi tiết từng thông tin trên CO

  • Đảm bảo tính chính xác và nhất quán giữa CO và các chứng từ đi kèm.
  • Sai một con số HS hay mô tả sản phẩm cũng có thể khiến CO bị từ chối.

3.3.Chọn đúng mẫu CO

  • Tùy theo mục đích và đối tượng áp dụng, lựa chọn:
    • CO form D (ASEAN), CO form E (ASEAN–Trung Quốc), CO ưu đãi, CO không ưu đãi, CO ba bên...
  • Tra cứu kỹ hiệp định thương mại để biết chính xác quy định về loại CO áp dụng.

3.4.Tuân thủ yêu cầu hải quan nước nhập khẩu

  • Mỗi nước có quy định riêng về thời gian hiệu lực, ngôn ngữ, mẫu đơn CO, cơ quan công nhận...
  • Thường xuyên cập nhật các thay đổi chính sách, đặc biệt nếu thị trường nhập khẩu là Mỹ, EU, Trung Quốc, Nhật...

4. Vì sao cần cập nhật thông tin kịp thời khi CO bị bác?

  • Tránh hàng hóa bị ách lại tại cảng, gây chậm giao hàng và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
  • Giữ uy tín với khách hàng và đối tác khi xử lý nhanh và chủ động.
  • Đảm bảo quyền lợi tài chính, tránh các khoản thuế bổ sung không đáng có do mất ưu đãi thuế quan.
  • Tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro bị phạt, truy thu hoặc từ chối thông quan.
  • CO không chỉ là tờ giấy – mà là “chìa khóa” để mở cánh cửa thông quan nhanh chóng, tiết kiệm và hợp pháp.
  • Hiểu đúng – làm đúng – xử lý kịp thời là cách tốt nhất để bạn tránh những phiền toái không đáng có trong hoạt động xuất nhập khẩu.
  • Ghi nhớ: Chuẩn bị CO không chỉ để đối phó thủ tục – mà để bảo vệ quyền lợi, tài chính và uy tín doanh nghiệp bạn.

 

Bạn cũng có thể thích