QUY TRÌNH 7 BƯỚC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA – DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Bạn đang lên kế hoạch nhập khẩu hàng hóa nhưng chưa rõ quy trình thực hiện như thế nào? Việc nắm vững quy trình nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và sai sót chứng từ. Dưới đây là 7 bước quan trọng và bắt buộc trong quy trình nhập khẩu chuyên nghiệp mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần hiểu rõ:

1. Tìm kiếm & lựa chọn nguồn hàng

Đây là bước khởi đầu chiến lược trong toàn bộ quy trình nhập khẩu.

• Xác định sản phẩm phù hợp với thị trường hoặc nhu cầu sản xuất trong nước.
• Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín thông qua các nền tảng B2B như Alibaba, 1688, Made-in-China hoặc tham gia hội chợ thương mại quốc tế.
• Đàm phán điều kiện giao hàng (Incoterms), chính sách giá, chất lượng, mẫu mã, điều khoản bảo hành và hỗ trợ sau bán.
• Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật – giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có) để đảm bảo hàng hóa được phép nhập vào Việt Nam.

Mẹo: Ưu tiên nhà cung cấp có năng lực xuất khẩu, cung cấp CO, CQ rõ ràng, và từng làm việc với đối tác Việt Nam.

2. Đặt hàng & ký kết hợp đồng ngoại thương

• Hai bên thống nhất và ký kết hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract), thể hiện đầy đủ thông tin:
  • Mô tả hàng hóa (tên, số lượng, quy cách)
  • Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…)
  • Thời gian giao hàng
  • Phương thức thanh toán (T/T, L/C, DP, DA)
  • Điều khoản về kiểm định, khiếu nại, giải quyết tranh chấp

 Lưu ý: Hợp đồng nên kèm theo phụ lục chi tiết về tiêu chuẩn hàng hóa và hình ảnh minh họa nếu có.

3. Kiểm tra & xác nhận bộ chứng từ hải quan

Sau khi hàng hóa được xuất đi, người bán sẽ gửi bộ chứng từ gồm:

•   Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
•   Phiếu đóng gói (Packing List)
•   Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
•   Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
•   Giấy chứng nhận chất lượng (CQ)
•   Các giấy phép chuyên ngành (nếu cần)

 Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ: Tên hàng, mã HS code, số lượng, khối lượng, ngày vận đơn, tên người gửi – người nhận,…

4. Truyền tờ khai hải quan & phân luồng

• Sử dụng phần mềm khai báo (ECUS, VNACCS) để truyền tờ khai điện tử đến hệ thống hải quan.
• Kết quả phân luồng sẽ quyết định mức độ kiểm tra:
• Luồng xanh: Miễn kiểm tra → thông quan nhanh
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa

 Lưu ý: Mọi sai lệch trên chứng từ có thể khiến hàng bị phân vào luồng đỏ → chậm thông quan.

5. Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O)

Khi hàng về cảng/sân bay, hãng tàu hoặc hãng hàng không sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice).

Doanh nghiệp phải:

• Nộp vận đơn gốc (nếu có)
• Thanh toán các chi phí liên quan (D/O, THC, vệ sinh container…)
• Nhận Lệnh giao hàng (D/O) để được phép lấy hàng từ cảng

 Tip: Sắp xếp thanh toán & nhận D/O sớm để tránh phát sinh phí lưu container, lưu bãi.

6. Nộp thuế & hoàn tất thủ tục thông quan

Căn cứ theo mã HS code, hệ thống tự tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT, và các loại thuế khác (nếu có).

Doanh nghiệp nộp thuế theo số tạm tính hoặc theo mức thuế ưu đãi nếu có CO hợp lệ.

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và thông quan thành công, hệ thống sẽ trả thông báo thông quan điện tử.

 Lưu ý: Trường hợp có CO Form E (Trung Quốc), Form D (ASEAN), doanh nghiệp cần kiểm tra tick đúng mục Third Party Invoicing nếu là giao dịch ba bên.

7. Lấy hàng & vận chuyển về kho

• Sau khi thông quan, liên hệ đội xe hoặc đơn vị vận tải nội địa để lấy hàng về kho.
• Thực hiện các bước kiểm đếm, kiểm tra chất lượng, tình trạng hàng hóa, và cập nhật số liệu vào hệ thống kho.
• Hoàn tất báo cáo nhận hàng, chuẩn bị hồ sơ thanh toán (nếu theo tiến độ) hoặc xử lý khiếu nại nếu có sai sót.

 Gợi ý: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhập khẩu để phục vụ quyết toán, kiểm toán, hoàn thuế hoặc xử lý phát sinh về sau.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa không đơn giản chỉ là "đặt hàng và nhận hàng", mà là chuỗi các bước cần kiến thức nghiệp vụ, phối hợp liên bộ phận, và sự tuân thủ pháp lý chặt chẽ.

Việc nắm chắc từng bước giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu thời gian thông quan
• Tránh phát sinh chi phí lưu kho, phạt chậm
• Đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ khi hoàn thuế hoặc thanh toán quốc tế