BOOKING TÀU – BƯỚC KHỞI ĐẦU QUYẾT ĐỊNH THÀNH BẠI CỦA MỘT LÔ HÀNG XUẤT KHẨU

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics và vận tải quốc tế, một trong những bước then chốt, bắt buộc và ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chuỗi vận hành của một lô hàng chính là booking tàu – tức đặt chỗ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu không nắm rõ quy trình và các yếu tố cần lưu ý, người mới vào nghề có thể vô tình gây ra rủi ro nghiêm trọng: từ việc container bị “rớt tàu”, phát sinh chi phí lưu kho/lưu bãi (DEM/DET), đến việc trễ hạn giao hàng, vi phạm điều khoản hợp đồng quốc tế.

I. BOOKING TÀU LÀ GÌ?

Booking tàu là quá trình người xuất khẩu hoặc đại diện của họ (thường là nhân viên logistics hoặc bộ phận xuất khẩu) liên hệ với hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder) để đăng ký chỗ trên một chuyến tàu cụ thể nhằm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đến theo kế hoạch giao hàng quốc tế.
Việc booking cần thực hiện trước khi đóng hàng và làm thủ tục hải quan, vì nó liên quan trực tiếp đến việc bố trí container, lịch trình vận chuyển, phát hành vận đơn, và các yêu cầu chứng từ đi kèm theo hợp đồng ngoại thương hoặc L/C.

II. VAI TRÒ CHIẾN LƯỢC CỦA BOOKING TÀU TRONG XUẤT KHẨU

Booking tàu không chỉ là một thủ tục hành chính. Nó là mắt xích đầu tiên kết nối doanh nghiệp xuất khẩu với mạng lưới vận chuyển toàn cầu. Nếu booking đúng – đủ – kịp thời, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt dòng vận chuyển, đảm bảo deadline hợp đồng, giữ vững uy tín và tránh chi phí phát sinh.

Ngược lại, một sai sót nhỏ trong booking có thể gây ra hậu quả dây chuyền:

Không có container → không đóng hàng kịp → không giao hàng đúng hẹn.
Rớt tàu → phải chờ chuyến sau → trễ ETA → khách hàng khiếu nại hoặc từ chối nhận hàng.
Sai thông tin → không phát hành được vận đơn → không thanh toán được L/C.
Trễ cut-off → phát sinh phí lưu container, lưu kho (DEM/DET).

III. TOÀN BỘ QUY TRÌNH BOOKING TÀU – TỪ A ĐẾN Z

Dưới đây là quy trình đầy đủ và chi tiết nhất về booking tàu dành cho người làm logistics, xuất khẩu, hoặc các doanh nghiệp muốn chủ động kiểm soát hoạt động vận chuyển quốc tế:

BƯỚC 1: THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN LÔ HÀNG

Trước khi gửi yêu cầu booking, người phụ trách cần xác định rõ:

Loại hàng hóa: tên hàng, tính chất (hàng nguy hiểm, dễ vỡ, cần bảo quản đặc biệt...), mã HS.
Số lượng – trọng lượng – thể tích: để tính toán loại container phù hợp (20GP, 40HQ, reefer, open top...).
Điểm xếp hàng – điểm dỡ hàng: cảng đi (POL) – cảng đến (POD).
Lịch trình giao hàng mong muốn (ETD/ETA).
Incoterms sử dụng: ảnh hưởng trực tiếp đến việc ai là người đặt booking – bên xuất khẩu hay bên nhập khẩu?

Ví dụ:

Với điều kiện FOB, người mua (importer) sẽ là bên chủ động book tàu.
Với điều kiện CIF hoặc CFR, người bán (exporter) phải tự đặt chỗ và chịu chi phí vận chuyển đến cảng đến.

BƯỚC 2: GỬI YÊU CẦU BOOKING TỚI FORWARDER HOẶC HÃNG TÀU

Tùy vào lựa chọn đối tác, doanh nghiệp có thể:

Làm việc với hãng tàu (Carrier): thường phù hợp với doanh nghiệp lớn, có đội ngũ logistics chuyên nghiệp, tự điều phối được nhiều lô hàng, có hợp đồng vận chuyển dài hạn (service contract).
Làm việc với forwarder: phổ biến với doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì forwarder linh hoạt hơn, có thể gom hàng, cung cấp thêm dịch vụ phụ trợ như vận chuyển nội địa, làm hải quan, lấy booking sớm, hỗ trợ xử lý chứng từ.

Thông tin cần gửi khi yêu cầu booking bao gồm:

Shipping Instruction (SI): bao gồm chi tiết lô hàng, yêu cầu về container, ngày giao hàng, điều kiện Incoterms, thông tin liên hệ...
Bảng kê đóng hàng dự kiến: nếu có nhiều loại hàng.
Lưu ý đặc biệt (nếu có): như xin tàu đi thẳng, hạn chế transshipment...

BƯỚC 3: NHẬN BOOKING CONFIRMATION – XÁC NHẬN TỪ HÃNG TÀU HOẶC FORWARDER

Sau khi gửi yêu cầu, nếu được chấp thuận, bạn sẽ nhận lại Booking Confirmation, trong đó thể hiện:

Số booking (Booking Number): mã định danh lô hàng trong hệ thống của hãng tàu.
Tên tàu – số chuyến (Vessel/Voyage No.).
Ngày cắt máng (CY Cut-off) và cắt chứng từ (SI Cut-off).
ETD/ETA – ngày khởi hành/dự kiến đến.
Số container – loại container – depot nhận container.
Mọi lưu ý về chi phí, yêu cầu đóng hàng, vận chuyển nội địa nếu có.

Lưu ý: Ngay khi có booking, hãy lập tức xác nhận lại thông tin và lên kế hoạch đóng hàng, khai hải quan kịp thời để không bị miss cut-off.

BƯỚC 4: ĐÓNG HÀNG VÀ VẬN CHUYỂN CONTAINER RA CẢNG

Đây là giai đoạn triển khai thực tế sau khi có booking:

Liên hệ lấy container rỗng tại depot chỉ định.
Tổ chức đóng hàng tại nhà máy hoặc kho trung chuyển.
Chuyển container đã đóng hàng đến cảng trước thời hạn cut-off.
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu song song, nộp tờ khai, kiểm hóa nếu cần.

Theo dõi sát tiến độ, tránh các rủi ro phát sinh như container bị giữ tại trạm cân, lỗi seal, thiếu chứng từ...

BƯỚC 5: PHÁT HÀNH VẬN ĐƠN (BILL OF LADING – B/L)

Sau khi hàng đã lên tàu, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft B/L) để người xuất khẩu kiểm tra.

Nội dung cần kiểm tra kỹ trước khi duyệt bản gốc:

Tên người gửi (Shipper) – người nhận (Consignee) – người thông báo (Notify party).
Tên hàng – số lượng – trọng lượng – số container – số seal.
Cảng xếp – cảng dỡ – cảng trung chuyển (nếu có).
Loại B/L: bản gốc, telex release, seaway bill...
Điều kiện thanh toán: nếu theo L/C, cần tuyệt đối khớp với bộ chứng từ yêu cầu.

Sau khi duyệt bản nháp → nhận bản chính thức → gửi cho ngân hàng hoặc người mua để làm thủ tục nhận hàng.

IV. LƯU Ý CHO NGƯỜI MỚI LÀM BOOKING TÀU

Đặt booking sớm ít nhất 5–7 ngày trước ETD, để đảm bảo có chỗ và có thời gian xử lý giấy tờ.

Không nhầm giữa hãng tàu và forwarder:

Hãng tàu: đơn vị vận chuyển trực tiếp.
Forwarder: trung gian tổ chức vận chuyển, có thể gom nhiều lô hàng, hỗ trợ các dịch vụ liên quan.

Luôn theo sát lịch tàu và cut-off – nếu bị trễ một khâu nhỏ, hàng có thể rớt tàu và gây thiệt hại lớn.

Luôn cập nhật thay đổi lịch tàu (delay, chuyển cảng, đổi tàu...) và điều chỉnh kịp thời kế hoạch logistics.

Booking tàu không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà là nền tảng để triển khai một lô hàng xuất khẩu thành công. Người làm logistics cần nắm chắc quy trình, chủ động trong kế hoạch, giao tiếp tốt với các đối tác (forwarder, hãng tàu, khách hàng) và kiểm soát sát sao mọi thông tin liên quan.

Đối với người mới, việc hiểu rõ từng bước trong booking tàu sẽ giúp bạn xây dựng kỹ năng nghề nghiệp vững vàng, hạn chế rủi ro và trở thành một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu.