5 SAI LẦM CHẾT NGƯỜI KHIẾN CHI PHÍ VẬN CHUYỂN ĐỘI LÊN GẤP ĐÔI

Chi phí logistics luôn là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp. Thế nhưng, rất nhiều công ty – kể cả những tên tuổi lớn – vẫn vô tình "ném tiền qua cửa sổ" vì những sai lầm tưởng chừng đơn giản trong vận hành chuỗi cung ứng. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến nhưng có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu không được nhận diện và kiểm soát kịp thời.

1. Khai Báo Sai Trọng Lượng Và Kích Thước Hàng Hóa: “Kẻ giết ngân sách thầm lặng”

• Trong vận tải, nhất là vận tải quốc tế, chi phí không chỉ tính theo trọng lượng thực tế, mà còn theo trọng lượng thể tích (volumetric weight). Do đó, việc khai báo sai, thiếu hoặc không đúng kích thước – đặc biệt với hàng cồng kềnh, hàng có bao bì lớn – sẽ khiến cước vận chuyển bị điều chỉnh lại theo tiêu chuẩn của hãng vận tải.

1.1. Hậu quả:

• Phát sinh phụ phí do sai lệch trọng lượng.
• Có thể bị giữ hàng để kiểm tra lại, gây chậm trễ lịch trình.
• Tăng chi phí lưu kho và xử lý chứng từ.

1.2.Giải pháp:

•  Đầu tư thiết bị đo chính xác, quy chuẩn hóa quy trình đóng gói và đào tạo nhân viên hiểu rõ quy tắc tính cước của các hãng vận chuyển (DIM factor, chargeable weight...).

2. Chọn Sai Phương Thức Vận Chuyển: Tốn Thời Gian – Mất Chi Phí

• Không phải lúc nào đường hàng không cũng là nhanh nhất, hay đường biển là rẻ nhất. Việc chọn sai phương thức vận chuyển – mà không dựa trên phân tích lộ trình, thời gian giao hàng, loại hàng hóa và nhu cầu khách hàng – dễ khiến bạn rơi vào “bẫy chi phí” không cần thiết.

2.1.Hậu quả:

• Tăng chi phí vượt ngân sách vì chọn sai tuyến hoặc sai loại hình (FCL, LCL, express...).
• Giao hàng không đúng cam kết khiến mất uy tín với khách hàng.
• Khó tối ưu container hoặc tải trọng xe, gây lãng phí vận hành.

2.2. Giải pháp:

•  Áp dụng mô hình phân tích chi phí-vs-thời gian, sử dụng phần mềm tối ưu tuyến vận tải và cân nhắc vận chuyển đa phương thức (intermodal transport) khi phù hợp.

3. Thiếu Kiểm Soát Các Khoản Phí Phụ Thu: “Chi phí ẩn” đội ngân sách

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào đơn giá cước chính, mà quên đi một loạt chi phí phát sinh như:

• Phí phát hành vận đơn,
• Phí local charges tại cảng,
• Phí lưu kho/lưu bãi,
• Phí CFS/LCL handling,
• Phí giao hàng tận nơi,
• Phí kiểm dịch/hun trùng,...

3.2. Hậu quả:

• Chi phí logistics thực tế có thể cao gấp 1,5–2 lần so với dự toán.
• Khó kiểm soát lợi nhuận đơn hàng, ảnh hưởng dòng tiền.
• Gây mâu thuẫn nội bộ giữa các bộ phận do chênh lệch số liệu chi phí.

3.3. Giải pháp: 

• Xây dựng bảng kiểm (checklist) các loại phụ phí, phối hợp với bộ phận tài chính và vận hành để cập nhật phí định kỳ. Đàm phán báo giá trọn gói (all-in) rõ ràng với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.

4. Chậm Trễ Thông Quan: "Điểm nghẽn" tốn kém nhất chuỗi logistics

Thông quan không chỉ là vấn đề về thủ tục mà còn là bài toán thời gian và chi phí cơ hội. Hàng hóa bị trì hoãn tại cảng vì thiếu CO, invoice, packing list, giấy kiểm dịch, hợp đồng,... hoặc do khai báo không trùng khớp sẽ khiến doanh nghiệp chịu thiệt đủ đường.

4.1. Hậu quả:

• Chi phí lưu bãi tăng chóng mặt theo từng ngày.
• Rủi ro phạt hợp đồng giao hàng trễ hoặc mất khách hàng lớn.
• Khó lập kế hoạch sản xuất/kế hoạch bán hàng do hàng bị “treo”.

4.2. Giải pháp:

• Thiết lập bộ quy chuẩn hồ sơ chứng từ, phân loại hàng theo nhóm rủi ro thông quan, chủ động làm việc với forwarder/đại lý hải quan uy tín và áp dụng phần mềm quản lý tờ khai điện tử để kiểm soát tiến độ real-time.

5. Không Chọn Đúng Đối Tác Vận Chuyển: Trả giá vì "đi nhầm tàu"

Một đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp có thể gây ra hàng loạt rủi ro:

• Giao hàng trễ,
• Mất hàng hoặc hư hỏng,
• Không minh bạch thông tin,
• Không hỗ trợ xử lý sự cố kịp thời.

5.1. Hậu quả:

• Phát sinh chi phí bồi thường, mất khách hàng chiến lược.
• Giảm năng lực phục vụ, ảnh hưởng danh tiếng công ty.
• Lãng phí thời gian xử lý khiếu nại, tranh chấp hậu cần.

5.2. Giải pháp: 

• Đánh giá kỹ năng lực nhà vận chuyển thông qua lịch sử giao hàng, phản hồi từ khách hàng khác, năng lực xử lý sự cố, hệ thống theo dõi tracking, và đừng quên: cái giá rẻ không bao giờ là chi phí thấp nhất nếu dịch vụ kém chất lượng.

6. Logistics – Chìa Khóa Chi Phí, Nhưng Cũng Là "Túi Thủng" Nếu Thiếu Kiểm Soát

• Trong bối cảnh chi phí logistics toàn cầu tăng cao, quản trị vận chuyển không còn là công việc của riêng phòng giao nhận, mà phải là chiến lược cốt lõi của doanh nghiệp. Mỗi sai lầm nhỏ trong khâu vận hành – từ khâu khai báo đến chọn đối tác – đều có thể khiến tổng chi phí logistics bị đội lên gấp đôi, kéo theo ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và sức cạnh tranh.
• Doanh nghiệp muốn đi xa không chỉ cần sản phẩm tốt – mà còn cần một chuỗi cung ứng tinh gọn, minh bạch và hiệu quả.